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STATUTES of the EUROPEAN FEDERATION
of CONSULAR ASSOCIATIONS and CONSULS

Article 1 : Denomination.

At Grenoble on April 17, 2004 a European Federation was created by the Presidents, or their delegates, of national Consular Unions: the “Fédération de l’Union Européenne des Consuls Honoraires ( F.U.E.C.H.)”, the STATUTES of which took effect on May 2, 2004.

At the General Assembly of 09/10/2023 this denomination shall become “Fédération Européenne des Associations Consulaires et des Consuls” (F.E.A.C.C.) and in English, “European Federation of Consular Associations and Consuls” (E.F.C.A.C.) - hereinafter, the Federation.

Article 2 : Aims.

The aim of the Federation is to facilitate relations between Consular Associations and Honorary Consuls with European states, as well as with the various European Institutions, to with:

  • Promote contacts in order to improve understanding among Honorary Consuls in Europe and to consolidate their links;

  • Maintain diplomatic, cultural, economic and social ties between the states represented by the Federation and European regions;

  • Disseminate among members any information that might be helpful in the performance of their consular duties;

  • Attend to the dignity and honor of consular activities, conducted by Honorary Consuls, in accordance with international regulations

  • Ensure that the legal status of Honorary Consuls is fully in line with their required duties;

  • Strive to ensure that the status of the Honorary Consuls is in keeping with international regulations and in particular the Vienna Convention of April 21, 1963;

  • Promote and encourage all initiatives and activities that might enhance the image and the work of the Honorary Consuls.

Article 3 : Membership.

Only national or, in case a country has no national association, regional associations of Honorary Consuls in Europe, whether representing European States or European regions, member or not of the European Union, and composed predominantly of Honorary Consuls, as well as Honorary Consuls individually, who don’t have a National or Regional Consular Association, may become members of the Federation. Each candidate association must submit with its written application a copy of its statutes.

Each national or regional association, member of the Federation, shall be represented by its President, or designated delegate.

Each national or regional association shall keep its full autonomy and sovereignty, and no interference by the Federation shall be tolerated concerning the internal affairs of a member association.

The admission of new members will be decided unanimously by the Board of Directors of the Federation.
The individual Honorary Consuls, who become member of the Federation, don’t have voting rights.

Article 4: Seat.

The headquarters and seat of administration of the Federation shall be chosen by the elected President and its location may be changed by decision of the Board of Directors. The preference is Brussels, capital of European Union.

Article 5: Duration.

The Federation shall have an unlimited duration.

Article 6: International Memberships.

The Federation may become a member of other International Federations or Associations following a decision by the Board of Directors.

This decision must have the prior unanimous approval of Presidents, or their delegates, of the national or regional associations, meeting in the General Assembly.

The Honorary Consuls, who are individually member of the Federation and who have no voting rights, are not involved in the decision making process.

Article 7: The Board of Directors.

The Board of Directors, shall consist of the following posts:

  • President;

  • Senior-Vice-President;

  • Vice-President;

  • Secretary General;

  • General Treasurer;

The Board of Directors shall be composed exclusively of Honorary Consuls, who may not hold office in any other European or international organization.

The Board of Directors shall be elected for a period of four years by the Board, sitting as the General Assembly. Outgoing members may stand for re-election once.

The Board of Directors shall prepare and implement the decisions of the Board and may organize working groups or sub-committees.

The Board shall consist of the Presidents of the national or regional Consular Associations, or their representatives, that are members of the Federation. They are elected for four years renewable. Honorary Consuls, individual members of the Federation without voting rights are excluded from the Board.

The Board shall meet when convened by the President of the Board of Directors at least once a year or at the request of half of its members.

In the event of an emergency, the Board may meet in extraordinary session.

The Board shall appoint the President, Senior Vice-President, Vice-President, Secretary General and General Treasurer of the Board of Directors.

The Board shall decide upon:

  • The Federation’s program of activities;

  • Amendments to the Statutes;

  • Dissolution of the Federation.

The Board of Directors shall approve the budget and the accounts, submitted by the General Treasurer, and may appoint two members of the Federation to audit the accounts. Next the budget and the accounts are approved by the Board.

Board decisions require a majority of those present.

The President of each national or regional Consular Association may propose a delegate, who will become member of the Board.

In the event of a vote, each Association, member of the Federation, shall have its number of votes weighted in accordance with the size of its membership:

  • Up to 50 members:                    1 vote

  • From 51 to 100 members:        2 votes

  • Above 101 members:               3 votes

Decisions concerning amendments to the statutes or the dissolution of the Federation require a three-quarters majority of members present.

Article 8 : The President.

The President shall be elected by the Board from among its members.

The term of office of the presidency is four years and consecutive re-election shall be possible just once. The maximum duration of a term of office is therefore eight years. If the President is temporarily unavailable, the duties of the presidency shall be assumed by the Senior Vice-President.

The President shall chair the meetings of the Board of Directors, the Board and the General Assembly. He will take all necessary steps to ensure the smooth running of meetings.

He will ensure that Board decisions are implemented.

All expenses incurred pursuant to the President’s duties, as validated by two members of the Federation, shall be reimbursed by the General Treasurer.

Article 9 : The Senior Vice-President and Vice-President.

The Senior Vice-President and the Vice-President shall be elected by the Board. They shall give assistance in the exercise of the presidential duties and shall substitute the President when the latter is prevented from performing those duties.

Article 10 : The Secretary-General.

The Secretary-General shall be elected by the Board.

He will ensure the drafting of the minutes and reports of the Board, the Board of Directors and the General Assembly meetings.

At the President’s request, he will convene meetings and shall prepare the agenda for such events.

Article 11 : The General Treasurer.

The General Treasurer shall be elected by the Board.

He will prepare the Federation’s budget and annual accounts, which must be submitted to the Board and approved by the General Assembly.

He will manage the financial affairs of the federation and is in relation with the banks.

Article 12 : Advisers.

Advisers are designated by the President.

They will assist the President concerning any pre-defined matter.

The Board of Directors, at the request of the President, may propose the establishment of a legal or other commission, which may include one or more Advisers, with a view to examining legal, technical or other issues concerning the Federation.

Any such commission shall be chaired by a member of the Board of Directors. Their participants, acting as advisers, may include legal or other appropriate external experts, who must all be Honorary Consuls.

The organization and the functioning of a commission shall be the arranged by the Board of Directors.

Advisors are not renumerated by the Federation.

Article 13 : The President of Honor and Members of Honor.

At the end of his presidential term, the outgoing President may become President of Honor for life after confirmation by the General Assembly, and he may attend meetings of the Board of Directors.

The Board of Directors may propose as members of Honor distinguished authorities and/or persons with particular merits who will be confirmed by the General Assembly.

Article 14 : Remuneration.

No function or post within the Federation shall be remunerative.

The annual budget, presented by the General Treasurer, shall be approved by the Board at each year’s General Assembly.

Article 15 : The Budget and Subscription.

The annual budget, presented by the General Treasurer, shall be approved by the Board at each year’s General Assembly.

The General Treasurer shall draw up a new budget, taking account of needs and expenditures planned for the following year and in the light of the previous year’s outcomes.

Each year, the annual subscription for the national and regional consular associations, the individual Honorary Consuls, members of the Federation, shall be proposed to the Board of Directors by the General Treasurer. The Board shall fix its final amount, subject to the approval of the General Assembly.

Article 16 : Financial Resources.

The Federation shall be funded by membership subscriptions and by private, European or other legal subsidies or sponsoring in addition to incomes from Federation publications or other activities.

Article 17 : The Congress of Honorary Consuls.

The President, in agreement with the Board of Directors and the Board, can organize a Congress of Honorary Consuls.

The Congress of Honorary Consuls can be held in a European country.

The content of the texts of the speakers, intervening during a Congress of Honorary Consuls, must be related to the activities and/or the obligations exercised by an Honorary Consul.

At the Congress, the Board may award a distinction (medal or present) to a political, diplomatic, consular, social or cultural figure from one of the Federation countries represented by a Consular Association and/or to an organization, whether public or private, that has contributed to the enhancement of the status and duties of Honorary Consuls.

Signatures, on 09/10/2023

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Honorary Consul, Baron Haus, President.

Honorary Consul, Prof. Dr. Wolfram Scharff, Senior Vice-President.

Honorary Consul, Mr. Andreas Huber, Vice-President.

Honorary Consul, Mr. Nick A. van de Griendt, Secretary-General.

Honorary Consul, Dr. Med. Raoul Kaüffler, General Treasurer.

 

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NOUVEAUX STATUTS de la FEDERATION EUROPEENNE
des ASSOCIATIONS CONSULAIRES ET DE CONSULS

Article 1 : Dénomination.

A été constitué le 17 avril 2004 à Grenoble, entre des Présidents d’unions consulaires nationales ou leur délégués, la « Fédération de l’Union Européenne des Consuls Honoraires » (F.U.E.C.H.), dont les statuts prirent effet le 2 mai 2004.

Lors de l’Assemblée Générale en date du 09/10/2023, cette dénomination est modifiée en « Fédération Européenne des Associations Consulaires et de Consuls » (F.E.A.C.C.), en anglais « European Federation of Consular Associations and Consuls » (E.F.C.A.C.), en abrégé la Fédération.

Article 2 : Objet.

La Fédération a pour objet de favoriser les liens entre les associations consulaires et les consuls honoraires avec les états européens et les différentes institutions européennes, à savoir :

  • Promouvoir les contacts en vue d’une meilleure compréhension entre les consuls honoraires opérant en Europe et de consolider leurs liens ;

  • Entretenir des liens diplomatiques, culturels, économiques et sociaux entre les pays représentés par la Fédération et les régions européennes ;

  • Harmoniser leurs activités ;

  • Diffuser parmi ses membres les informations, de toute nature, utiles à l’accomplissement des fonctions consulaires ;

  • Veiller à la dignité et au prestige des missions consulaires, menées par des consuls honoraires, en fonctions des règles internationales ;

  • Veiller à ce que la condition juridique des consuls honoraires soit, sous tous ses aspects, conforme aux exigences fonctionnelles de la mission pour laquelle ils ont été nommés ;

  • Œuvrer afin que le statut des consuls honoraires s’inscrive dans le cadre de la réglementation internationale, et en particulier, de la Convention de Vienne du 21 avril 1963 ;

  • Promouvoir et favoriser toutes les initiatives et manifestations susceptibles de valoriser l’image et l’œuvre des consuls honoraires.

Article 3 : Membres.

Ne peuvent être membre de la Fédération que les associations nationales ou régionales, dans le cas d’absence d’association nationale, de consuls honoraires représentatives de chaque pays ou région européen, qui font partie ou non de l’Union Européenne, et qui se composent majoritairement de consuls honoraires, ainsi que des consuls honoraires individuellement qui n’ont pas dans leur pays une association consulaire nationale ou régionale.

Les associations candidate membre doivent déposer avec leur demande écrite une copie de leurs statuts. Chaque association consulaire nationale ou régionale, membre de la Fédération, est représentée par son président ou par son délégué désigné.

Chaque association consulaire nationale ou régionale garde sa pleine autonomie et souveraineté et aucune intervention de la part de la Fédération aux affaires intérieures de l’association ne peut être tolérée.

L’admission de nouveaux membres est décidée à l’unanimité par le Comité Directeur de la Fédération. Les consuls honoraires, individuellement membres de la Fédération, n’ont pas droit de vote.

Article 4 : siège social.

Le siège social et administratif de la Fédération est fixé par le président élu de la Fédération.
Le siège pourra être transféré en tout autre lieu par simple décision du Conseil d’Administration de la Fédération. La préférence allant à Bruxelles, capitale de l’Europe.

Article 5 : durée.

La durée de la Fédération est illimitée.

Article 6 : Adhésion internationale.

La Fédération peut faire partie et devenir membre d’autres fédérations ou associations internationales après décision du Conseil d’Administration.
 
Cette décision doit obligatoirement avoir reçu en aval l’accord, à l’unanimité, de tous les présidents, ou leurs délégués, des associations nationales ou régionales, réunis en Assemblée Générale.

Les consuls honoraires, individuellement membres de la Fédération et qui n’ont pas droit de vote, ne sont ici pas concernés.

Article 7 : Le Comité Directeur.

Le Comité Directeur est composé de:

  • Un président;

  • Un 1er vice-président;

  • Un vice-président;

  • Un secrétaire-général;

  • Un trésorier-général.

Le Comité Directeur est exclusivement composé de consuls honoraires, qui ne devront en aucun cas détenir des fonctions dans d’autres organisations européennes ou internationales.

Le Comité Directeur est élu pour une période de 4 ans par le Conseil d’Administration, réuni en Assemblée Générale.

Tout membre sortant du Comité Directeur est rééligible qu’une seule fois. En cas d’urgence le Comité Directeur peut se réunir en session extraordinaire.

Le Comité Directeur prépare et exécute les délibérations du Conseil d’Administration et peut organiser des groupes ou commissions de travail.

Le Conseil d’Administration se compose des présidents des associations consulaires nationales ou régionales, ou de leurs représentants, membres de la Fédération. Ils sont élus pour quatre ans renouvelable.

Les consuls honoraires, individuellement membres de la Fédération et sans droit de vote, sont exclus du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration désigne le président, le 1er vice-président, le vice-président, le secrétaire-général et le trésorier-général du Comité Directeur.

Le Conseil d’Administration délibère sur:

  • Le programme d’activités;

  • Les modifications des statuts;

  • La dissolution de la Fédération.

Le Comité Directeur approuve le budget et le bilan élaborés par le trésorier-général et désigne deux personnes parmi les membres de la Fédération, chargés de vérifier les comptes.

Le budget et le bilan seront ensuite approuvés par le Conseil d’Administration.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité des membres présents. Chaque président des associations consulaires nationales ou régionales peut proposer un délégué, qui deviendra membre du Conseil d’Administration.

Dans le cas d’un vote, chaque association, membre de la Fédération, a, compte tenu du nombre de ses membres, le nombre suivant de voix :

  • Jusqu’à 50 membres:                   1 voix

  • De 51 à 100 membres:                 2 voix

  • De 101 membres et plus:              3 voix

Les décisions relatives à l’admission d’un nouveau membre à la Fédération devront être prises avec un vote favorable des deux tiers des membres présents.

Les décisions relatives aux modifications des statuts ou à la dissolution de la Fédération devront être prises à la majorité des trois-quarts des membres présents.

Article 8 : le président.

Le président est élu par le Conseil d’Administration parmi ses membres.

Il assume la charge de président pendant quatre années, et peut être réélu une seule fois consécutivement. La durée maximale de son mandat est donc de huit années. En cas d’indisponibilité temporaire, la présidence sera assurée par le 1er vice-président. Le président préside le Comité Directeur, le Conseil d’Administration et l’assemblée générale.

Il prend toutes les mesures nécessaires pour la bonne tenue des réunions. Il assure le suivi de l’exécution des décisions prises par le Conseil d’Administration.

Les dépenses éventuelles de représentation du président, validées par deux membres de la Fédération, seront remboursées par le trésorier-général.

Article 9 : le 1er vice-président et le vice-président.

Le 1er vice-président et le vice-président sont élus par le Conseil d’Administration. Ils assistent le président dans l’exercice de ses fonctions et le remplacent en cas d’empêchement.

Article 10 : le secrétaire-général.

Le secrétaire-général est élu par le Conseil d’Administration. Il assure la rédaction des procès-verbaux, des rapports du Conseil d’Administration, du Comité Directeur et de l’Assemblée Générale.

Il adresse les convocations sur instruction du président. Il rédige l’ordre du jour des différentes sessions et réunions.

Article 11 : le trésorier-général.

Le trésorier-général est élu par le Conseil d’Administration. Il rédige le budget et le bilan de la Fédération, qui sont soumis au Comité Directeur et approuvés par le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale. Il gère les finances de la Fédération et est en relation avec les banques.

Article 12 : les conseillers.

Les conseillers sont désignés par le président.

Les conseillers assistent le président dans toute matière prédéfinie.

Le Comité Directeur, sur proposition du président, peut proposer la constitution d’une commission juridique ou autre, dans laquelle siègera un ou plusieurs conseillers, pour l’étude de matières juridiques, techniques ou autres concernant la Fédération.

Ladite commission sera présidée par un membre du Comité Directeur. Les participants, fonctionnant comme conseillers, incluant éventuellement d’autres experts juridiques ou autres, doivent tous être des consuls honoraires.

L’organisation et le fonctionnement d’une commission seront réglés par le Comité Directeur.

Les conseillers ne sont pas rémunérés par la Fédération.

Article 13 : président d’honneur et membres d’honneur.

Le président, en fin de mandat, devient président d’honneur à vie, après confirmation de l’Assemblée Générale, et a droit d’assister aux réunions du Comité Directeur.

Le Conseil d’Administration peut proposer comme membres d’honneur, des autorités et/ou personnes qui ont des mérites particuliers. Ces nominations devront être confirmés par l’Assemblée Générale.

Article 14 : rémunérations.

Toutes les fonctions et charges diverses de la Fédération ne sont pas rémunérées.

Article 15 : Budget et cotisations.

Le budget annuel, présenté par le trésorier-général, est approuvé par le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale chaque année.

Le trésorier-général rédigera un nouveau budget, en fonction des besoins et dépenses prévues pour l’exercice suivant et sur base du budget d’exécution de l’exercice écoulé.

Chaque année le montant de la cotisation annuelle de chaque association nationale ou régionale et des consuls honoraires individuels, membres de la Fédération, sera présentée par le trésorier-général au Comité Directeur. Le Conseil d’Administration fixera le montant définitif, qui devra être approuvé lors de l’Assemblée Générale.

Article 16 : Ressources de la Fédération.

Les ressources de la Fédération proviennent des cotisations de ses membres, des subventions privées ou européennes et plus généralement de toute subvention légale, de sponsoring et des revenus provenant de publications ou activités de la Fédération.

Article 17 : Congrès des consuls honoraires.

Le Président, en accord avec le Comité Directeur et le Conseil d’Administration, peut organiser un Congrès des Consuls Honoraires. Ce Congrès pourra se tenir dans n’importe quel endroit d’un pays européen.

Le contenu des textes des conférenciers intervenant lors d’un Congrès des Consuls Honoraires, doivent avoir un rapport avec les activités et/ou les obligations exercées par les Consuls Honoraires.

A l’occasion du congrès, le Conseil d’Administration, peut décerner une distinction (médaille ou présent) à une personnalité provenant du monde politique, diplomatique, consulaire, social ou culturel qui appartient à un des pays, représenté par une association consulaire, membre de la Fédération, et/ou à une organisation, institution publique ou privée, qui a contribué à la revalorisation du statut et des fonctions des consuls honoraires.
 

Signatures, le 09/10/2023
 

Consul honoraire, Baron Haus, président.

Consuls honoraire, Prof. Dr. Wolfram Scharff, 1er vice-président

Consul honoraire, M. Andreas Huber, vice-président

Consul honoraire, M. Nick A. van de Griendt, secrétaire-général

Consul honoraire, Dr. Med. Raoul Käuffler, trésorier-général

 

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